一、目的：提高文件處理的規(guī)范化，并能存儲(chǔ)電腦以作備查，為將來企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)做出決策時(shí)提供重要依據(jù)。 
二、范圍：工程系統(tǒng)的打印及辦公文件的控制。 
三、職責(zé)：負(fù)責(zé)工程系統(tǒng)文件、合同打印存儲(chǔ)工作以及辦公文件收發(fā)、保存、管理工作。 
四、    質(zhì)量：使文件的打印及時(shí)、準(zhǔn)確、美觀，使辦公文件的收發(fā)在 
第一時(shí)間送至主辦人手中。 
五、    程序： 
1、    打印：工程師在寫完稿件后附上一   張發(fā)文處理單（見附頁），交由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)如有意見直接在原稿上進(jìn)行修改，如同意則簽字認(rèn)可，再由工程師交由打字員打印。打字員按日期進(jìn)行編號(hào)，按工種進(jìn)行分類打印完畢后，先進(jìn)行校對(duì)，再交擬稿人進(jìn)行核對(duì)，正確無誤由工程師簽收認(rèn)可，原稿存檔。（特急項(xiàng)目特殊處理） 
2、    文件的發(fā)放：有兩種主要形式e-m ail和fax。 
a.e-mail適用于公司內(nèi)部文件，在打印校對(duì)后，先發(fā)至本部門最高層領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)理，等待領(lǐng)導(dǎo)的信息反饋，如同意再向其他部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員發(fā)送。 
b.fax適用于外部文件和急件，由工程師們確認(rèn)后直接向外發(fā)放。 
3、    標(biāo)準(zhǔn)工作程序文件管理：監(jiān)督文  件發(fā)放到應(yīng)發(fā)放人手中，并加蓋“受控”章，收件人簽收后，文件編制人負(fù)責(zé)把簽收單返回孫穎處存檔。如所發(fā)放的文件需修改后再次發(fā)放給原文件執(zhí)有人，務(wù)必做到以一換一，以舊換新，并做好簽收工作，原文件交孫穎處立即進(jìn)行銷毀。 
4、    文件的接收：來文先按日期進(jìn)行登   記編號(hào)，附來文處理單（見附頁）交主辦人簽收，必要時(shí)工程師在簽署處理情況后原件返回存檔備查。 
六、    本程序文件應(yīng)發(fā)放到工程、預(yù)算全體人員。 

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